Mengenal Aplikasi “SITAKASUR” Milik Pemkab Bandung Barat

Mengenal Aplikasi "SITAKASUR" Milik Pemkab Bandung Barat 19
Ilustrasi penggunaan aplikasi. Bosscha.id

Bosscha.id– Badan Pengelolaan Keuangan Daerah (BPKD) Kabupaten Bandung Barat (KBB) kini menciptakan aplikasi berbasis web dan android bernama Sistem Tata Kelola Persuratan (SITAKASUR). Inovasi dan kreativitas itu dilakukan untuk mempermudah tata kelola surat menyurat.

Sekretaris BPKD KBB, Moch. Lukmanul Hakim mengungkapkan, SITAKASUR sudah berjalan sejak 2018 silam. Menurutnya, aplikasi tersebut dapat membantu pengelolaan persuratan di BPKD yang memiliki mobilitas tinggi.

“Dalam setahun mobilitas surat menyurat yang masuk bisa mencapai 6.000 surat atau jika dirata-rata 30 surat masuk setiap harinya. Selain itu, belum adanya pedoman tata kerja/petunjuk pelaksanaan mengenai pengelolaan surat menyurat secara baku dan belum adanya alat tambahan berbasis IT, serta pengarsipan yang masih bersifat manual. Makanya kami berinovasi menciptakan aplikasi ini,” kata Lukman di Ngamprah, belum lama ini.

Mengenal Aplikasi "SITAKASUR" Milik Pemkab Bandung Barat 20
Aplikasi berbasis web dan android bernama Sistem Tata Kelola Persuratan (SITAKASUR) milik BPKD KBB/ Bosscha.id

Lukman juga mengatakan ide dan gagasan itu muncul berawal dari hasil identifikasi masalah di ruang lingkup BPKD. Adapun selama ini, kata Lukman BPKD memiliki fungsi pendapatan, fungsi penganggaran, perbendaharaan, pengelolaan aset daerah dan pelaporan akuntansi, sehingga, mobilitas surat menyurat di BPKD sangat tinggi.

“Mayoritas pengajuan surat dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) untuk proses pencairan UP, TU, GU, dan LS, termasuk pencairan belanja hibah dan bantuan keuangan sangat tinggi,” ungkapnya.

Oleh karena itu, melalui sistem SITAKASUR ini, lanjut Lukman, diharapkan dapat tersusun suatu pedoman petunjuk pelaksanaan atau standar operasional proses (SOP), tentang tata kelola persuratan dan terbentuknya aplikasi sistem tata kelola persuratan pada BPKD KBB yang berbasis IT (web based dan android based).

Lukman juga menjelaskan, untuk alur kerja SITAKASUR ini, pertama setiap surat masuk diterima oleh operator, kemudian diproses scaning sebagai lampiran dari sistem. Kedua, dilanjutkan dengan proses input data dan upload oleh operator kepada sistem, kemudian surat diterima Kasubbag Umum untuk diparaf,” ujarnya.

Baca Juga:   Bandung Barat Kekurangan Pustakawan

Setelah surat diparaf oleh Kasubbag Umum, selanjutnya surat diterima oleh Sekretaris BPKD untuk diverifikasi dan diparaf dan diteruskan kepada Kepala BPKD. Kemudian surat diterima dan diparaf serta didisposisikan oleh Kepala BPKD yang diteruskan kepada Sekretaris/Kabid.

“Setelah itu, Sekretaris/Kabid mendisposisi dan dikirim kepada Kasubid/Kasubbag untuk dilaksanakan sesuai perintah. Dan pada tahap akhir, surat disposisi diprint oleh operator,” ungkapnya.

Lukman menambahkan, hasil dari penggunaan sistem ini dapat memproses informasi surat menyurat secara cepat dan tepat, karena bersifat real time (online) didukung oleh arsip digital, file tracking serta disposisi secara online. Sehingga kendala dalam proses surat menyurat seperti pencarian arsip surat, mobilitas tinggi pejabat dan tracking disposisi surat dapat teratasi dengan efektif.

Real time, kapan saja, di mana saja kita bisa melakukan pengendalian surat masuk dan keluar. Dan secara langsung tata kelola persuratan menjadi lebih baik serta meningkatnya efisiensi penggunaan kertas (paperless) dan efektivitas dalam tata kelola persuratan pada BPKD, serta sebagai sarana penunjang percepatan kegiatan,” ungkapnya.

Login

Welcome! Login in to your account

Remember me Lost your password?

Lost Password